【仕事術】20代OL 仕事で工夫していること5選

こんにちは。
OLのmisato(@kamiya_xxx_chi)です。

今回は私が経理事務の仕事を行う上で工夫していることを5つ紹介したいと思います。

という人は本記事を読めばOK!

筆者の実体験をもとにして仕事をより効率的に行う工夫を紹介しているので
あなたにとっての答えが見つかると思いますよ。

仕事の流れを正確に理解する

皆さんは自身の担当している仕事の流れは正確に把握していますか？

私は今の仕事を前任者から引き継ぐときに下記のことを質問しました。

仕事の名前

正確にはその作業に対して社内の人が認識している決まった作業名のことです。

これを知らないと社内の人から仕事を頼まれた時に仕事名と作業内容がむすびつかない為、
指示されたことと別の作業を実施してしまう可能性が出てきます。

仕事の内容

正確に言うと仕事の手順のことです。

仕事の名前を聞いた後、その仕事の手順をメモにとり、そのメモをもとに
wordに起こして自分用のマニュアルを作成しました。

仕事の行うタイミングと頻度

仕事内容を教えてもらった後は、その仕事が発生するタイミングとその仕事に取り組むタイミングを詳しく質問しました。

仕事が発生するタイミングが事前にわかると自分の仕事の流れも理解しやすくなります。

また、仕事に取り組むタイミングが分かるとタスクの優先順位もつけやすくなります。

補足して頻度ですが、仕事に取り組む頻度が分かると
長期的な仕事のスケジュールがたてやすくなります。

仕事の締め切り

最後に教えてもらった仕事の締め切りとその仕事の後に行われる仕事の流れについて質問しました。

自身の仕事の締め切りを知ることでタスクが重なった時に優先順位をつけやすくなりますし、
その仕事の後に行われる仕事の流れを知ることで、なぜ自分の仕事はこの締め切りなのか
体系的に理由を知ることができます。

1か月のスケジュールを作成する

仕事の流れを正確に把握したらそれをもとに私はEXCELで仕事のカレンダーを作成しています。

具体的には1マスを1日としてその中に仕事の名前を入力します。

入力する時に工夫していることは仕事の納期と仕事の作業日は分けて記入している点です。

予め自分でその作業にどのくらい時間がかかるかを見積して作業日もカレンダーに入力しています。

ショートカットキーを使いこなす

筆者が特に使用しているショートカットキーは以下です。

ショートカットキーを使用することで作業スピードを速めて仕事を効率的に行うことができます。

12個とも基本的なショートカットキーばかりですので、
知らなかったという方は覚えて使用してみてくださいね。

手が空いている時は先回りして仕事に取り組む

日によっては仕事が忙しくなくて手が空く日もあります。

そんな時は上司に何か手伝えることありますか？と聞く前に
自分の仕事のカレンダーを見直して前倒しして出来る仕事がないかを探します。

特に忙しい日の仕事を前倒しして行うことで忙しい日当日に
落ち着いて業務に取り組むことができますし、
仕事に余裕をもって取り組むことでミスを無くすことにも繋がります。

余力のある時は引継ぎのマニュアルを作成する

手が空いていて先回りして仕事をしてもさらに手が空いた時に私は引継ぎのマニュアルを作成します。

引継ぎは部署移動や仕事の担当変更、退職等で行いますが、時間のないことも多いです。

事前に引継ぎ用に仕事のマニュアルを作成しておけば安心して後継者に引継ぎをすることが出来ます。

まとめ

私が経理事務の仕事を行う上で工夫していることを5つ紹介しました。

紹介したことはどれも簡単なことで事務職の人なら応用できると思うので
是非、活用してみてくださいね☆★

それでは。