こんにちは。
OLのmisato(@kamiya_xxx_chi)です。
今回は私が事務の仕事を行う上で工夫していることを3つ紹介したいと思います。
仕事を効率的に行いたい。
残業時間を減らしたい。
という人は本記事を読めばOK!
筆者の実体験をもとにして仕事をより効率的に行う工夫を紹介しているので
あなたにとっての答えが見つかると思いますよ。
それでは、仕事で工夫していることを
見ていきましょう～!
始業後すぐに1日の段取りを考える
始業後、メールチェックをしてから今日やることを書きだす人は多いと思いますが
書きだしたタスクの着手の順番は決めていますか？
私はタスクの着手の順番を決める時、下記のような事項で順番の検討をしています。
・締切
・影響度
・仕事の重さ
詳しく説明していきます
締切
締切にもMUSTの締切とWANTの締切がある話は過去の記事でお話ししました↓
今回のお話で意識するのはMUSTの締切です。
朝の時点で今日中が締切の物がある場合はそちらのタスクを優先して取り組みます。
ただし、過去の経験から概算して今日中に終わりそうにない今日締切のタスクは
早い段階で依頼者に相談をし期限を延ばしてもらうか担当を変えてもらうかします。
私は基本、お仕事の締切より若干余裕をもって提出しているので
締切日当日に慌てることはあまりありませんが、
突発でタスクが振ってきて今日の今日締切の場合は特に気を付けています。
影響度
これは1つの仕事を完了するまでに何人の人が関わるか、またその仕事が完了した後に
それをきっかけに開始する後続の仕事あるかです。
1つの仕事が完了するまでに自分しか関わらない場合は優先度が低いですが
多くの人が関わる仕事の場合は優先度が高くなります。
また後続の仕事がある場合はさらに優先度は高くなります。
時と場合によっては納期は少し長めだけど関わる人が多いタスクは
納期が普通の私のみ関わる仕事より優先して取り組む場合もあります。
仕事の重さ
タスクごとに完了するまでにかかる時間は異なります。
私の場合だと軽いタスクは10分で完了するものもありますが
重いタスクだと1週間近くかかるタスクもあります。
いくら納期が長めでも重たいタスクの場合は早めに取り掛かることをオススメします。
それは当初は納期までに終わる算段で頼まれてすぐに取り掛からなかった重たいタスクが
途中突発のタスクが複数振られ納期ぎりぎりに完了した経験があるからです。
この経験後は私は重たいタスクは頼まれたら早目に取り掛かることを意識しています。
終業後に楽しみな予定を作る
私は残業が嫌いなのでどうしたら毎日定時で帰宅できるかを常に考えながら仕事をしています。
残業をなるべくしない為の工夫の一つが『終業後に楽しみな予定を作る』です。
楽しみな予定はどんな予定でもいいです。
例えば
・友達とディナーに行く
・ダイエットの為に散歩をする
・家でお菓子を作る
・サブスクで映画を見る
等々、どんな小さな予定でも大丈夫です♪
1つ終業後に楽しみ予定を作ると早く仕事を終えたくなるので
何も予定がない日より効率的に仕事に取り組めます。
そうすると結果的に残業の時間も少なくなるのです!
定時ぎりぎりまで仕事をしない
これは残業をしない為にはとても大事な事ですが
意外と周りを見ると実践している人が少ないような気がします。
例えば定時が17:30だとしたら朝1日のスケジュールを立てるときに17:00に仕事が完了するように
スケジュールを作ります。
時間に余裕をもって仕事を完了させることで1日の仕事の振り返りや、
次の日の予定の確認が出来て仕事にもいい影響を与えますし
ぎりぎりまで仕事をしないので確実に定時に帰宅できます。
また、もし定時間際に新たな仕事が振ってきても
締切が今日で無い限りはその仕事は明日に回して帰ることも肝心です。
まとめ
私が事務の仕事を行う上で工夫していることを3つ紹介しました。
紹介したことはどれも簡単なことで事務職の人なら応用できると思うので
是非、活用してみてくださいね☆★
それでは。
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