2022.5.25に記事を更新しました。

【仕事術】20代OL 仕事で工夫していること5選

仕事

こんにちは。
OLのmisato(@kamiya_xxx_chi)です。

今回は私が経理事務の仕事を行う上で工夫していることを5つ紹介したいと思います。

あなた
あなた

・仕事を効率的に行いたい
・仕事を正確に行いたい

という人は本記事を読めばOK!

筆者の実体験をもとにして仕事をより効率的に行う工夫を紹介しているので
あなたにとっての答えが見つかると思いますよ。

筆者
筆者

それでは、仕事で工夫していることを
見ていきましょう~!

仕事の流れを正確に理解する

皆さんは自身の担当している仕事の流れは正確に把握していますか?

私は今の仕事を前任者から引き継ぐときに下記のことを質問しました。

・仕事の名前
・仕事の内容
・仕事の行うタイミングと頻度
・仕事の締め切り

筆者
筆者

順番に解説していきますね

仕事の名前

正確にはその作業に対して社内の人が認識している決まった作業名のことです。

これを知らないと社内の人から仕事を頼まれた時に仕事名と作業内容がむすびつかない為、
指示されたことと別の作業を実施してしまう可能性
が出てきます。

筆者
筆者

私は前任者から仕事を教わる都度、この仕事のことを
社内の人はなんて呼んでいますか?と質問をしました。

仕事の内容

正確に言うと仕事の手順のことです。

仕事の名前を聞いた後、その仕事の手順をメモにとり、そのメモをもとに
wordに起こして自分用のマニュアルを作成
しました。

筆者
筆者

私は自分用のマニュアルを引継ぎ期間中に作成したことによって
前任者が抜けた後もスムーズに仕事に取り組むことが出来ました◎

仕事の行うタイミングと頻度

仕事内容を教えてもらった後は、その仕事が発生するタイミングとその仕事に取り組むタイミングを詳しく質問しました。

仕事が発生するタイミングが事前にわかると自分の仕事の流れも理解しやすくなります

また、仕事に取り組むタイミングが分かるとタスクの優先順位もつけやすくなります。

補足して頻度ですが、仕事に取り組む頻度が分かると
長期的な仕事のスケジュールがたてやすくなります

筆者
筆者

細かい話になりますが、
仕事の発生するタイミング、仕事の行うタイミング、頻度を
把握すると自分の仕事の流れの理解に繋がります

仕事の締め切り

最後に教えてもらった仕事の締め切りとその仕事の後に行われる仕事の流れについて質問しました。

自身の仕事の締め切りを知ることでタスクが重なった時に優先順位をつけやすくなりますし、
その仕事の後に行われる仕事の流れを知ることで、なぜ自分の仕事はこの締め切りなのか
体系的に理由を知る
ことができます。

筆者
筆者

補足すると筆者はMUSTの締め切りWANTの締め切りを質問しました。
普段はWANTの締め切りを目指して作業をし、タスクが重なった時は
MUSTの締め切りを遵守
して仕事を実施しています。

1か月のスケジュールを作成する

仕事の流れを正確に把握したらそれをもとに私はEXCELで仕事のカレンダーを作成しています。

具体的には1マスを1日としてその中に仕事の名前を入力します。

入力する時に工夫していることは仕事の納期と仕事の作業日は分けて記入している点です。

予め自分でその作業にどのくらい時間がかかるかを見積して作業日もカレンダーに入力しています。

筆者
筆者

私は作成したカレンダーをもとに毎日、その日のタスクを手帳に書きだして
優先順位をつけて作業を実施しています。

ショートカットキーを使いこなす

筆者が特に使用しているショートカットキーは以下です。

・Ctrl + C →コピー
・Ctrl + V →貼り付け
・Ctrl + X →切り取り
・Ctrl + S →保存
・Ctrl + Y →進む
・Ctrl + Z →戻る
・Ctrl + A →全選択
・Ctrl + F →検索
・Win + D→ホーム画面に戻る
・Win + L→画面ロック
・Alt + Tab→画面選択
・PrtSc →画面キャプチャー

ショートカットキーを使用することで作業スピードを速めて仕事を効率的に行うことができます。

12個とも基本的なショートカットキーばかりですので、
知らなかったという方は覚えて使用してみてくださいね。

手が空いている時は先回りして仕事に取り組む

日によっては仕事が忙しくなくて手が空く日もあります。

そんな時は上司に何か手伝えることありますか?と聞く前に
自分の仕事のカレンダーを見直して前倒しして出来る仕事がないかを探します

特に忙しい日の仕事を前倒しして行うことで忙しい日当日に
落ち着いて業務に取り組む
ことができますし、
仕事に余裕をもって取り組むことでミスを無くすことにも繋がります

筆者
筆者

私はよく仕事の前倒しをしているので
今まで納期に遅れたことは一度もありません。
日々の工夫が大切ですね!

余力のある時は引継ぎのマニュアルを作成する

手が空いていて先回りして仕事をしてもさらに手が空いた時に私は引継ぎのマニュアルを作成します。

引継ぎは部署移動や仕事の担当変更、退職等で行いますが、時間のないことも多いです。

事前に引継ぎ用に仕事のマニュアルを作成しておけば安心して後継者に引継ぎをすることが出来ます。

筆者
筆者

筆者はWordに引継ぎ用のマニュアルを作成しました。
事前に全て作成しておいたので、8月から新しい職場に変わる筆者ですが
スムーズに次の人に引継ぎが出来ています◎

まとめ

私が経理事務の仕事を行う上で工夫していることを5つ紹介しました。

紹介したことはどれも簡単なことで事務職の人なら応用できると思うので
是非、活用してみてくださいね☆★

それでは。

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